Уничтожение документации любого производственного предприятия необходимо проводить каждый год после сортирования бумаг, в процессе чего выделяются ненужные документы, которые не имеют никакой исторической и практической ценности.
Все выделенные на переработку бумаги следует направить в соответствующее учреждение, которое занимается решением данных вопросов. Конечно, следует не только провести сортирование дел, но и предварительно решить еще такие моменты, как составление сопроводительных документов, определить степень секретности сведений, которые хранятся на данном бумажном носителе, а также следует определиться с методом проведения ликвидации макулатуры и уничтожением конфиденциальных документов.
На сегодняшний день используют три метода ликвидации. Первый метод предполагает проведение шредирования.
Можно ли провести шредирование в офисе? Если принято решение о ликвидации документов шредером в офисе, то необходимо убедиться в том, что утилизируемая документация не имеет никакой секретной информации, в противном случае можно понести ответственность за не правильное уничтожение конфиденциальных бумаг. Для последних, законом предусмотрены специальные правила и нормы, согласно которым проводиться переработка.
Второй метод – это сжигание.
Можно ли провести сжигание своими силами? Использовать метод сжигания своими силами возможно, но только после того, как будут получены все разрешения на его проведения. Здесь предусмотрено получение согласия от экологов, пожарной инстанции и прочих учреждений. Но здесь имеются недочеты при проведении данного метода, ведь если нарушить правила безопасности при проведении сжигания лицо, которое это проводит, может получить серьезные ожоги. Поэтому все же не стоит рисковать, а обратиться к специалистам для проведения данного метода уничтожения. Они не только все сделают в наилучшем качестве, но и не придется «бегать» по инстанциям выбивая разрешения.
Каким еще методом можно провести утилизацию документов лучше всего создать электронный архив. Конечно, есть и другие методы, к примеру, можно провести химическую обработку документов. При этом все бумаги становятся похожи на «кашицеобразную» массу. Однако данный метод весьма дорогой чтобы проводить его самостоятельно, и опасен, ведь при его проведении используются такие вещества, как кислоты. Ну, о вреде кислот, наверное, не стоит говорить.
Есть еще такой метод, как проведение закапывания бумаг. Однако им не пользуются. Был случай, когда совершено случайно было найдено захоронение бумаг организации… Поэтому, наиболее оптимальными решениями проблемы уничтожения считаются проведение шредирования и химическая обработка. При первом, можно подготовить макулатуру на переработку, а при втором – возможно уничтожить полностью всю документацию с уверенностью сохранности сведений.